Prezenty dla klientów. Jak robić to zgodnie z prawem?
Wręczanie prezentów klientom to popularna praktyka biznesowa, pomagająca budować relacje i wzmacniać pozytywny wizerunek firmy.
Jednak zanim zdecydujesz się na taki gest, warto wiedzieć, jakie są związane z tym konsekwencje podatkowe i prawne. Odpowiednie podejście pozwoli uniknąć niepotrzebnych kosztów oraz problemów z fiskusem.
Wręczanie prezentów klientom to popularna praktyka biznesowa, pomagająca budować relacje i wzmacniać pozytywny wizerunek firmy. Jednak zanim zdecydujesz się na taki gest, warto wiedzieć, jakie są związane z tym konsekwencje podatkowe i prawne. Odpowiednie podejście pozwoli uniknąć niepotrzebnych kosztów oraz problemów z fiskusem.
Czy prezenty dla klientów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Aby podarunki mogły być uznane za koszty podatkowe, muszą spełniać określone warunki. Ważne są cztery kwestie:
● Związek z działalnością gospodarczą – zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, wydatek na prezenty dla klientów musi mieć związek z prowadzoną działalnością i służyć osiągnięciu przychodu.
Przykładowo za taki koszt można uznać zakup gadżetów reklamowych (kubki, długopisy, kalendarze z logo firmy), gdyż będą one służyły za narzędzie promocji.
● Racjonalność wydatku – prezent powinien być uzasadniony ekonomicznie. Zakup drogiego alkoholu czy luksusowych zestawów może zostać potraktowany jako wydatek na reprezentację, który nie kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodów.
● Dokumentacja – niezbędne jest posiadanie faktury lub rachunku potwierdzającego zakup prezentów. Jeśli koszt jednostkowy upominku przekracza 200 złotych, obdarowany powinien wykazać go jako przychód w rozliczeniu podatkowym.
● Wydatki zabronione – wiele wydatków znajduje się na liście kosztów zabronionych, czyli niestanowiących kosztów podatkowych. Mowa tu o reprezentacji czy podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy lub wykształcenia.
Prezenty dla klientów a podatki
Przed obdarowaniem kontrahenta upominkiem warto dokładnie przemyśleć kwestie podatkowe. Prezenty o wartości jednostkowej poniżej 200 złotych są zwolnione z opodatkowania po stronie obdarowanego. Jeśli jednak wartość upominku przekracza tę kwotę, firma powinna wystawić PIT-8AR dla przedsiębiorcy lub PIT-11 dla osoby prywatnej.
Istotne znaczenie ma także VAT. W świetle polskich przepisów przekazanie prezentów traktowane jest jako wykonana dostawa towarów. Tym samym przedsiębiorca musi doliczyć podatek należny do wartości produktu i przekazać go urzędowi skarbowemu. Zwolnieniu z doliczenia podatku należnego VAT podlegają:
● prezenty o wartości jednostkowej do 20 złotych netto,
● prezenty, których łączna wartość dla jednego kontrahenta w ciągu roku nie przekracza 100 złotych netto.
Paragon z NIP powyżej 450 złotych – jak rozliczyć?
Wiesz już, że właściwie udokumentowane wydatki na prezenty dla klientów, jeśli spełniają warunki, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Jedną z form dokumentacji są paragony z NIP, które od pewnej kwoty wymagają szczególnej uwagi. Począwszy od 3 stycznia 2020 roku paragon fiskalny z NIP-em do kwoty 450 złotych brutto stanowi tak zwaną fakturę uproszczoną, która jest równoważna zwykłej fakturze.
Oznacza to, że wydatek udokumentowany w ten sposób można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i możliwe jest odliczenie VAT.
Należy jednak pamiętać, że paragon z NIP powyżej 450 złotych wymaga od przedsiębiorcy wystawienia tradycyjnej faktury.
Jak wręczać prezenty zgodnie z prawem i zdrowym rozsądkiem?
Aby uniknąć problemów podatkowych i prawnych, warto wręczać prezenty klientom w sposób przemyślany. Najlepiej wybierać gadżety reklamowe z logo firmy, które mogą stanowić koszt podatkowy. Należy też kontrolować wartość upominków – jeśli przekracza 200 złotych, może wiązać się z dodatkowymi zobowiązaniami.
Ważne jest także dokumentowanie zakupów na wypadek kontroli skarbowej. Dodatkowo, jeśli łączna wartość prezentów dla jednego odbiorcy przekroczy w skali roku 100 złotych netto, konieczne jest prowadzenie ewidencji VAT. Dzięki temu można uniknąć problemów i działać zgodnie z przepisami.
ARTYKUŁ SPONSOROWANY